Chỉnh lý tài liệu dữ liệu.

EDX thục hiện các dich vụ tổ chức, sắp xếp lại tài liệu một cách khoa học sau khi tài liệu đã được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân, nhằm phục hồi trật tự ban đầu, xác định giá trị, lập hồ sơ và chuẩn bị cho việc bảo quản, khai thác, sử dụng lâu dài.

 

🔹 Mục đích của chỉnh lý tài liệu

• Xác định giá trị tài liệu: biết tài liệu nào cần lưu giữ lâu dài, tài liệu nào có thể loại bỏ.

• Tổ chức lại hồ sơ khoa học: giúp việc tra cứu, khai thác thông tin dễ dàng.

• Tiết kiệm không gian lưu trữ: loại bỏ những bản trùng lặp, giấy tờ không còn giá trị.

• Phục vụ công tác quản lý và pháp lý: đảm bảo tài liệu phản ánh đúng hoạt động của cơ quan, tránh thất lạc chứng cứ hoặc thông tin quan trọng.

 

🔹 Nội dung công việc chỉnh lý thường bao gồm

1. Khảo sát, thống kê tài liệu – Xem toàn bộ khối lượng, tình trạng, thời kỳ hình thành.

2. Phân loại tài liệu – Theo nội dung, thời gian, cơ quan hình thành, hoặc loại hình nghiệp vụ.

3. Xác định giá trị tài liệu – Quyết định thời hạn bảo quản (vĩnh viễn, 10 năm, 5 năm…).

4. Lập hồ sơ và biên mục – Ghi thông tin vào sổ, thẻ, hoặc phần mềm quản lý lưu trữ.

5. Sắp xếp và đóng hộp/lưu kho – Theo đúng quy chuẩn lưu trữ.

6. Lập báo cáo chỉnh lý – Ghi rõ phương pháp, kết quả và danh mục hồ sơ.